Hvordan håndterer jeg en indmelding om færdiggjort ph.d.-uddannelse?

Denne vejledning henvender sig til HR-medarbejdere og forklarer hvordan man ændrer håndterer en ph.d.-indmelding for en medarbejder.

Vejledningen forudsætter, at du er logget ind i M4.

Hvordan får jeg besked?

Hvordan får jeg besked?

Når en medarbejder fra et af dine områder går ind på Medarbejdersiden og indmelder, at vedkommende har en færdiggjort ph.d.-uddannelse, så modtager du en e-mail herom med et link til personens Job & Udd.-fane i M4, hvor oplysningerne befinder sig.

Gå ind på Job & Udd.-fanen

Klik på linket i den mail, du modtager vedr. indmeldingen.

Du kommer nu ind på personens Job & Udd.-fane. Nederst på den side, er der en boks, der hedder "Uddannelse. Her kan du se en oversigt med oplysninger om ph.d.-uddannelsen.

Klik på det blå ikon yderst til højre på linjen med ph.d.-uddannelse. Bemærk at der kan være andre uddannelser, der også er registreret på personen.

Gennemse oplysningerne og godkend eller afvis

Når du har åbnet linjen med oplysningerne om uddannelsen, skal du gennemse det indmeldte. Hvis alt ser fornuftigt ud, så godkender du ved at vælge "Godkendt" i dropdown-menuen ud for "Godkendelse (1). Hvis der er noget, der ser forkert ud i indmeldingen, så tag kontakt til medarbejderen. Du kan selv redigere i oplysningerne på siden, hvis I aftaler, at noget skal ændres. Du har også mulighed for at afvise indmeldingen, hvis det er nødvendigt. Det gør du ved at vælge "Afvist" i dropdown-menuen ud for "Godkendelse". Når du har valgt om du vil godkende eller afvise, trykker du på "Gem" (2).

Uanset om du afviser eller godkender, så sendes der en mail til medarbejderen, der har indmeldt sagen.

Hvad gør jeg, hvis sagen skal afvises og der ikke skal sendes en mail?

Som udgangspunkt sendes der en mail, hvis du godkender eller afviser sagen. Hvis der ikke skal sendes en mail til indmelder, og du vil afvise sagen, så tryk på den røde knap i oversigten med et hvidt kryds (1). Så sletter du sagen uden at nogen får besked. Hvis du skal afvise sagen efter aftale med medarbejderen, der har indmeldt, anbefales det, at du markerer sagen som afvist og gemmer, i stedet for at slette, således at medarbejderen får en mail om at indmeldingen er slettet.

Det vigtige til sidst!

Når du godkender en indmelding, skal du gå ind i SIS og tilføje ", ph.d." efter personens stillingsbetegnelse i feltet "Beskrivelse", således at det fremgår på hjemmesiden, IntraPol og Outlook, at personen har en ph.d.-grad. Du skal også tilføje ", ph.d." på personen i M4 i Titel-feltet under Job & Udd. Det er tilladt for indmelder at frasige sig denne mulighed. I så fald skal du ikke foretage dig noget i SIS.

Hvis du godkender indmeldingen, sendes der automatisk en e-mail til en informationsspecialist i Biblioteket, så de kan opdatere UC Viden med oplysningerne.

 

Registreringen er nu foretaget og du skal ikke gøre yderligere

 

 

Vejledningen er udarbejdet d. 8. februar 2016 af Uffe Boh Steffensen Ussingkær

0 Kommentarer

Tilføj din kommentar

Send mig en E-mail når kommentaren bliver besvaret