Hvordan administrerer jeg registret over formålsnumre i M4?

Denne vejledning henvender sig til HR-medarbejdere og forklarer hvordan man:

  • Ser en liste over registrerede formålsnumre i M4 koblet til uddannelser og afdelinger (stedkonto) samt til stillingsbetegnelse.
  • Opretter nye formålsnumre.
  • Redigerer eksisterende formålsnumre.
  • Sletter formålsnumre til en uddannelse/afdeling og/eller en stillingsbetegnelse.

Vejledningen forudsætter, at du er logget ind i M4 og befinder dig på forsiden.

Sådan finder du registeret over formålsnumre

  1. Klik på Opsætning
  2. Klik på Arbejdsplads
  3. Klik på Formålsnummer

Du kan nu se en fuld liste over alle registrerede formålsnumre i M4.

Sådan navigerer du i listen over formålsnumre

Listen er opbygget med fire kolonner: Organisatorisk enhed, personalekategori (= stillingsbetegnelse), formålsnr. og aktiv. Du kan sortere listen ved at trykke på kolonneoverskriften på den kolonne, du gerne vil sortere efter. Kolonnen "aktiv" viser om man kan bruge formålsnummeret i sammenhæng med den tilhørende (på samme række) organisatoriske enhed og stillingsbetegnelse.

Du kan vælge hvor mange rækker, du vil have vist på hver side ved at trykke på "Rækker pr. side" nederst. Det anbefales at vælge 100. Hvis du vælger "alle", holder browseren op med at fungere og skal genstartes, da den ikke kan håndtere at vise de over 2000 rækker på samme side.

Sådan opretter du et nyt formålsnummer

Øverst på siden med formålsnumre kan du udfylde oplysninger for at oprette et nyt formålsnummer, evt. med tilknytning til et stedkontonummer og en stillingsbetegnelse. Systemet fungerer sådan, at hvis du knytter et formålsnummer til et stedkontonummer, så vil det være muligt at vælge det pågældende formålsnummer ved ansættelser, flytninger mm. på alle stillingsbetegnelser på det stedkontonummer. Hvis du knytter et formålsnummer til både et stedkontonummer og en stillingsbetegnelse, så vil det være muligt at vælgre det pågældende formålsnummer ved ansættelser, flytninger mm. på det stedkontonummer, når man har valgt den specifikke stillingsbetegnelse. På samme vis, hvis du opretter et formålsnummer og blot knytter det til en stillingsbetegnelse, men udelader stedkontonummeret, så vil det være muligt at vælge formålsnummeret til den pågældende stillingsbetegnelse på alle stedkontonumre på hele Metropol.

  1. Vælg "Arbejdsplads" under Enhedstype (valgfrit). Bemærk at du ikke kan vælge f.eks. 83000 for hele ISPE, men at du skal indtaste formålsnummeret for hver del af ISPE, dvs. 83111, 83211, 83311, osv.
  2. Indtast det relevante stedkontonummer (valgfrit)
  3. Vælg stillingsbetegnelse (valgfrit)
  4. Indtast formålsnummer (obligatorisk)
  5. Vælg om den nye registrering skal være aktiv (tilvalgt som udgangspunkt)
  6. Tryk på knappen "Opret"

Du har nu oprettet et nyt formålsnummer evt. tilknyttet et specifikt stedkontonummer og en specifik stillingsbetegnelse.

Sådan sletter du et formålsnummer

Det er ikke muligt at slette formålsnumre i M4. Du skal i stedet trykke på rediger-knappen og derefter fjerne fluebenet ud for "Aktiv".

Sådan redigerer du et formålsnummer

For at redigere et specifikt formålsnummer, klikker du på det blå ikon yderst til højre, hvorefter du får mulighed for at redigere oplysningerne øverst på siden.

Sådan laver du et dataudtræk af oplysningerne til excel

Vi arbejder på at muliggøre dataudtræk af oplysningerne! Det er desværre ikke muligt pt.

Vejledningen er udarbejdet d. 24. marts 2015 af Uffe Boh Steffensen Ussingkær

0 Kommentarer

Tilføj din kommentar

Send mig en E-mail når kommentaren bliver besvaret