Hvordan opretter jeg manuelt en medarbejder i M4?

Denne vejledning henvender sig til HR-medarbejdere og forklarer hvordan man manuelt opretter en medarbejder i M4. Bemærk at dette kun er til særtilfælde, da man under normale omstændigheder skal benytte ansættelsesprocessen.

Vejledningen forudsætter, at du er logget ind i M4 og befinder dig på forsiden.

I hovedtræk

Når du manuelt opretter en medarbejder, skal du først oprette personen, udfylde personens oplysninger og når personen er oprettet, skal der oprettes og tilknyttes en stilling.

Opret medarbejder

  1. Tryk på 'opret person' i venstremenuen
  2. Udfyld fornavn(e)
  3. Udfyld efternavn(e). I fald personen både har et kaldenavn og et CPR-navn, skal du her angive kaldenavn. Muligheden for at angive CPR-navn kommer senere.
  4. Udfyld CPR-nummer (skrives xxxxxx-xxxx). Når du udfylder dette felt, konstruerer systemet selv medarbejderens fødselsdato og hvorvidt medarbejderen er mand eller kvinde.
  5. Udfyld Adresse med privatadresse.
  6. Udfyld husnummer, evt. etage og dør
  7. Udfyld postnummer
  8. By udfyldes automatisk på baggrund af postnummer
  9. Vælg kommune
  10. Udfyld e-mail med medarbejderens private e-mailadresse
  11. Udfyld privat-/mobilnummer med medarbejderens eventuelle fastnettelefon og mobilnummer
  12. Udfyld arbejdsnummer med medarbejderens arbejdsnummer. Hvis du ikke har nummeret endnu, så kan du godt vente med at indtaste det.

Opret medarbejder (fortsat)

  1. Feltet "Tilknyttet fra" er præudfyldt med dags dato, bare brug den. Det giver mulighed for at tilknytte personen til en stilling med det samme, selvom medarbejderen først starter senere.
  2. Feltet "Pinkode" skal efterlades tomt. Medarbejderen skal bruge "Glemt adgangskode"-funktionen for at komme ind i systemet første gang.
  3. Tryk på "Opret person" og tryk "OK" til at oprette personen i den pop-up boks, der kommer frem.

Tildel initialer

Tildel initialer
  1. Gå ind under Stamdata og indtast initialer på den nye medarbejder.

Husk at trykke "gem" nederst på siden.

Opret stilling

Når vi opretter en medarbejder fra bunden, skal vi også oprette en stilling til medarbejderen.

Tryk på Opret stillling

  1. Vælg 'Stamkort' i menuen nede i venstre hjørne
  2. Vælg 'Opret stilling' i menuen i venstre side
  3. Vælg medarbejder ved at skrive medarbejdernummer. Det kan også gøres ved at klikke på luppen, hvorefter der kommer et søgebillede frem. Her kan du søge på navn, initialer, CPR-nummer og diverse andre kriterier. Husk at sætte hak i "Vis også inaktive medlemmer", hvis medarbejderen er nyoprettet, eller kan systemet ikke finde medarbejderen. Når du finder den rette medarbejder, klikker du på navnet, hvorefter søgeboksen lukker og medarbejderens medarbejdernummer bliver gemt i feltet.
  4. Vælg den enhed, som stillingen skal oprettes i. Klik på pilen i højre side af feltet, så kommer der enliste over Metropols enheder. Hvis du ikke kan finde enheden på listen, så spørg MLMO.
  5. Vælg stillingens stillingsbetegnelse. Klik på pilen i højre side af feltet, så kommer der en liste over Metropols brugte stillingsbetegnelser. Hvis du ikke kan finde stillingsbetegnelsen på listen, så spørg MLMO.
  6. Tast stillingens månedsløn. Det skal være et helt tal og det skal være uden pension.
  7. Tast stillingens ugentlige timetal. Det må max være 37 timer.
  8. Besat pr. er datoen for hvornår den valgte medarbejder skal indtage denne stilling. Hvis det er en ny medarbejder, som skal have stillingen, er det medarbejderens ansættelsesdato. Hvis det er en eksisterende medarbejder, som overgår til denne nyoprettede stilling, er datoen medarbejderens første arbejdsdag i den nye stilling.
  9. Tidsbegrænset. Hvis stillingen er tidsbegrænset, så sæt hak her og så kommer der en mulighed for at taste slutdato for stillingen.
  10. Vælg adresse for stillingen. Hvis den rigtige mulighed ikke står i drop down-menuen, kan det hjælpe at trykke på den grønne knap "Vis alle". Så kommer alle Metropols adresser frem.
  11. Vælg lokale for stillingen. Her får du vist alle lokaler på den valgte adresse.
  12. Vælg forhandlingsberettiget organisation i drop down-menuen. Hvis du ikke kan finde den relevante organisation, så spørg MLMO. Når du vælger forhandlingsberettiget organisation, vil systemet hente den relevante TR, i fald den valgte organisation har en valgt TR-repræsentant.
  13. Vælg Ansvarsområde (felt fra SIS). De tre muligheder er Betroet medarbejder, Leder og Almindelig. Betroet medarbejder bruges, hvis der er tale om en sekretær, som skal kunne handle for en chef/leder. Leder bruges til ansatte på ledelsesniveau 1,2 og 3. Almindelig bruges til de resterende ansatte.
  14. Vælg Medarbejdertype (felt fra SIS). De fem muligheder er: Underviser (bruges for alle fastansatte undervisere), Administration (bruges for alle AC-ansatte administrative medarbejdere), TAP (bruges for alle HK-ansatte administrative medarbejdere), Studentermedhjælper (bruges for alle studentermedhjælpere).
  15. Tryk på "Gem"

 

Stillingen er på plads - Husk de vigtige detaljer til sidst!

Du kan nu gå ind på medarbejderen og se, at stillingen er på plads.

Hvis det er en ny medarbejder, så husk at gå ind på Job & Udd. og sætte titel og ansættelsesvilkår på den nye medarbejder!

Vejledningen er udarbejdet af Marie Louise Møller og Uffe Boh Steffensen Ussingkær d. 27. januar 2015.

0 Kommentarer

Tilføj din kommentar

Send mig en E-mail når kommentaren bliver besvaret