Hvordan laver jeg en "på vegne af"-rolle? (f.eks. til sekretærer)

Denne vejledning henvender sig til HR-medarbejdere og forklarer hvordan man laver en "på vegne af"-rolle, der gør at sekretærer f.eks. kan udføre arbejde på vegne af deres chef på Medarbejdersiden.

Vejledningen forudsætter, at du er logget ind i M4 og befinder dig på forsiden.

Find personen

Find personen
  1. Find personen ved hjælp af søgefeltet øverst i M4

Vælg fanen "roller"

Vælg fanen "roller"
  1. Vælg fanen roller

Tilføj nyt tilhørsforhold

Tilføj nyt tilhørsforhold
  1. Nederst på siden "roller", er der en knap "TIlføj nyt tilhørsforhold". Klik på den.

Vælg oplysninger til tilhørsforholdet

Vælg oplysninger til tilhørsforholdet
  1. Vælg "Arbejdsplads" under Enhedstype, hvis det skal være på vegne af en leder, vælg "Niveau 2", hvis det skal være på vegne af en chef.
  2. Indtast stedkontonummer for den relevante afdeling. Stedkontonummeret skal slutte med 11, hvis det er en leder og 00, hvis det er en chef.
  3. Vælg kategorien "Roller"
  4. Vælg rollen "På vegne af"
  5. Vælg evt. en startdato. Som udgangspunkt sættes d.d.
  6. Tryk på knappen "Udfør" yderst til højre

 

Tilknyt relevant person til rollen

Når du har lavet rollen med den korrekte stedkonto, skal du tilknytte den person til rollen, som der skal arbejdes på vegne af, dvs. lederen, chefen eller direktionsmedlemmet.

På fanen roller finder du den "På vegne af anmoder"-roller med den korrekte enhed/stedkonto. Dernæst trykker på du (1) kæde-ikonet ude til højre.

 

Redigér rollerelationer

Redigér rollerelationer

Når du har trykket på kæde-ikonet ud for "På vegne af anmoder"-rollen, så får du et pop-up vindue frem. Her skal du trykke på det blå ikon med luppen.

Vælg tilhørsforhold

Der kommer nu et nyt vindue frem, hvor du skal finde den person, der skal arbejdes på vegne af. Du kan fremsøge personen f.eks. ved hjælp af initialer. Tryk "Find" nederst på siden, hvorefter alle den pågældende persons roller vises.

Du skal vælge den rolle, der hedder Direktion(Niv. 1), Chef (Niv. 2) eller Leder (Niv. 3) alt efter, hvem det omhandler. I det konkrete tilfælde her vælges Chef (Niv. 2).

Det var det!

Det var det!

Når du har valgt rollen, i dette tilfælde Chef (Niv. 2), så skal du trykke på den blå knap "Opret" (1), hvorefter personen står på listen under "Redigér rollerelationer". Du kan nu trykke på det sorte kryds øverst til højre (2). I rolleoversigten kan du evt. genopfriske siden ved at trykke F5 på dit tastatur. Der vil nu være et 1-tal ved kæde-ikonet ud for "På vegne af anmoder"-rollen.

Du er nu færdig og personen, der har fået "på vegne af"-rollen kan logge ind som sig selv på Medarbejdersiden, og herefter trykke i dropdownen "Arbejd som". Her kan vedkommende vælge at arbejde på vegne af lederen, chefen, dekanen.

Vejledningen er udarbejdet af Uffe Boh Steffensen Ussingkær d. 11. februar 2015

0 Kommentarer

Tilføj din kommentar

Send mig en E-mail når kommentaren bliver besvaret