Hvordan slår jeg brugere op i M4?

Denne vejledning forklarer hvordan du fremsøger og finder information om brugere i M4. M4 er en fællesbetegnelse for administrationsystemet og databasen bag Medarbejdersiden. Bemærk at du skal have tildelt særlige rettigheder for at få adgang til M4. Kontakt Marie Louise Møller (mlmo@phmetropol.dk) eller Uffe Boh Steffensen Ussingkær (ufst@phmetropol.dk) for nærmere information.

Vejledning tager udgangspunkt i, at du er logget ind i M4 og fokuserer særligt på fremsøgning af eksterne brugere.

Brug søgeluppen øverst til højre

Brug søgeluppen øverst til højre

Tryk på luppen og der vises et søgefelt, hvor du kan skrive navn eller initialer og dermed søge efter brugere.

Bemærk at du både kan finde fastansatte på Metropol og eksterne brugere.

Vælg person i søgeresultaterne

Når du søger bliver der løbende lavet en resultatliste, hvorfra du kan vælge den bruger, du ønsker at se nærmere oplysninger om. Du behøver dermed ikke skrive hele navnet i søgefeltet.

Se personoplysninger på forskellige faner

Personoplysningerne er spredt over flere faner. På forsiden kan du se følgende oplysninger:

  1. Navn og adresse
  2. E-mailadresse
  3. I tilfælde af eksterne brugere vises her hvilken type ekstern bruger, der er tale om; hvornår vedkommende er aktiv fra samt hvilket sted på Metropol personen er tilknyttet

Skift til stamdata-fanen

Skift til stamdata-fanen

Hvis du klikker på (1) Stamdata kan du se (2) initialerne på brugeren under punktet personoplysninger.

Scroll ned og se flere oplysninger

Scroll ned og se flere oplysninger

Hvis du scroller ned til punktet 'Kontaktoplysninger' under stamdata kan du se følgende oplysninger:

  1. Om telefonnummer skal holdes hemmeligt og ikke vises på IntraPol
  2. Om e-mailadressen skal holdes hemmelig og ikke vises på IntraPol
  3. Brugerens telefonnummer

Se startdato og slutdato på brugeren under fanen 'Roller'

Hvis du klikker på fanen 'Roller' kan du se detaljer om brugerens startdato og slutdato på Metropol. For at en ekstern bruger er korrekt oprettet skal vedkommende have tre roller i M4. En ansættelsesforhold-rolle som 'ikke ansat', en rolle som 'Ekstern bruger' og en rolle som 'Ekstern vejleder', 'Ekstern underviser', 'Ekstern censor' eller 'Ekstern projektmedarbejder'. Der skal være angivet ens startdato og slutdato på alle tre roller.

Hvis gyldighedsperioden er udløbet, så vises rollerne som udgangspunkt ikke. Hvis du klikker på 'Vis inaktive' kan du dog få vist de inaktive rolller og se hvilken slutdato, der var sat på brugeren.

Se ændringer på brugeren under fanen 'Log'

Hvis du klikker på fanen 'Log' kan du se alle ændringsoplysninger på brugeren.

  1. Hvornår er ændringen udført
  2. Hvem har udført ændringen
  3. Hvilken ændring blev udført

I loggen kan du f.eks. se hvornår brugeren er oprettet og hvem der har gjort det. Ligeledes kan du se hvornår og hvem der evt. har ændret oplysninger på brugeren (navn, telefonnummer, e-mail etc.) eller sat en ny ophørsdato på brugeren.

Vejledningen er udarbejdet d. 2. september 2014 af Uffe Boh Steffensen Ussingkær

0 Kommentarer

Tilføj din kommentar

Send mig en E-mail når kommentaren bliver besvaret