Hvordan opretter jeg en enhed i M4?

Denne vejledning henvender sig til HR-medarbejdere og forklarer hvordan man opretter nye institutter, fakulteter, områder, uddannelser, afdelinger, enheder, bygninger eller lokaler.

Vejledningen forudsætter, at du er logget ind i M4 og befinder dig på forsiden.

Find den enhed, som den nye enhed skal ligge under

Find den enhed, som den nye enhed skal ligge under
  1. Tryk på søgefeltet øverst på siden og indtast navnet på den enhed, som den nye enhed skal ligge under.
  2. Vælg den korrekte enhed fra søgeresultaterne.

Du kan også trykke på "Find enhed" i menuen i venstre side og søge derfra.

Vælg fanen "Enheder"

Vælg fanen "Enheder"

Tryk på fanen "Enheder"

Vælg "Tilføj enhed"

Vælg "Tilføj enhed"

Nederst på siden skal du trykke på knappen "Tilføj enhed".

Opret organisatorisk enhed

Nu kommer der et nyt billede frem: “Opret organisatorisk enhed”. Bemærk at lige under denne overskrift kan du se stien for, hvor i det organisatoriske hierarki den nye enhed vil blive oprettet.

  1. Sæt hak i “Underenhed” (bemærk at her kan du se, hvilken enhed den nye enhed vil blive oprettet under).
  2. Overvej om det giver mening at sætte hak i Kopier kontaktinformation - kan være relevant, hvis der er tale om et lokale, som skal tilhøre en bygning. Her er der selvfølgelig sammenfald mellem adresse.
  3. Sæt “Enhedstype”. Bemærk at den er betinget af hvor du opretter en ny enhed. Fx kan du under Niveau 1 oprette en Niveau 2 osv.
  4. For nogle enheder er det muligt at sætte en Enhedsundertype.
  5. Skriv enhedens fulde navn i feltet “Navn”.
  6. Skriv enhedens forkortelse i felterne “Synonym” OG "Forkortelse".
  7. Tryk på “Opret”

Bemærk at Branche, Land, Postnr. som regel er ikke relevante.

Enhedsundertype bliver relevant, når enhedstypen er "Arbejdsplads". Her kan man vælge Afdeling, Bogføringskonto, Fakultet, Institut, Professionshøjskolen Metropol, Rektors kontor, Studiested, Uddannelse. Bemærk: Når man laver en Arbejdsplads, er det obligatorisk også at vælge Branche.

Når man laver et nyt institut, skal man først lave en Niveau 2-enhed og derefter en Arbejdsplads (chef-afdelingen) og dernæst alle uddannelserne (også som Arbejdspladser).

Godkend oprettelse

Nu reagerer systemet, hvis det synes at det kan genkende de indtastede oplysninger.

  1. Tjek at du ikke er ved at lave dobbeltarbejde, sæt hak “Ja, jeg er sikker”
  2. Tryk på “Opret”.

Tilføj detaljer for den nye enhed

Tilføj detaljer for den nye enhed

Nu kommer den nye enheds detaljer frem og du kan tilføje flere nødvendige oplysninger:

  1. Indtast den nye enheds stedkontonummer, hvis du er ved at oprette en organisatorisk enhed. Hvis du opretter en bygning eller et lokale, skal du ikke udfylde noget her.
  2. Indtast den nye enheds it-aktivitetsafdelingsnummer (kontakt evt. It-drift via ServicePortalen vedr. dette). Hvis du opretter en bygning eller et lokale, skal du ikke udfylde noget her.
  3. Vælg den kommune, hvor den nye enhed befinder sig.
  4. Tryk på knappen "Gem" nederst på siden og den nye enhed er nu færdigoprettet!

 

Vejledningen er udarbejdet d. 3. juli 2014 af Marie Louise Møller og Uffe Boh Steffensen Ussingkær.

0 Kommentarer

Tilføj din kommentar

Send mig en E-mail når kommentaren bliver besvaret