Hvordan opretter jeg en ekstern bruger?

Vigtigt først at vide!

Inden du kan oprette eksterne brugere, skal du godkendes af din leder eller chef til dette. Det foregår ved, at din leder eller chef opretter en sag på ServicePortalen om, at du skal have lov til at oprette eksterne brugere. Derefter vil du blive tildelt de nødvendige rettigheder. På denne side på IntraPol kan du se, hvilke medarbejdere der allerede har ret til at oprette eksterne brugere.

Per 22. september 2014 er det ikke længere tilladt at oprette eksterne censorer via Medarbejdersiden efter aftale mellem institutchefer og Studieservice. I stedet skal alle censorer have tilsendt eksamensopgaver og andet via Bluewhale-løsningen. Hvis du ikke kender Bluewhale eller har brug for hjælp dertil, kan du her finde vejledning til Bluewhale.

 

Når du er logget ind, kan du i menuen ”Medarbejder” vælge ”Eksterne brugere”

Når du er logget ind, kan du i menuen ”Medarbejder” vælge ”Eksterne brugere”

Tryk på knappen "Opret"

Tryk på knappen "Opret"

Udfyld oplysningerne i pop-up vinduet

  1. Brugerens fornavn(e\P    og eventuelle mellemnavn(e)
  2. Brugerens efternavn(e)
  3. Brugerens titel (overlæge, lektor osv.)
  4. 5xxx (5 og tre bogstaver (a-z)). Æ, ø og å må ikke indgå!
  5. Brugerens arbejds- eller privatadresse; dvs. ikke en Metropoladresse
  6. Brugerens arbejds- eller privatadresse, husnummer; dvs. ikke en Metropoladresse
  7. Brugerens arbejds- eller privatadresse, postnummer; dvs. ikke en Metropoladresse
  8. Det telefonnummer, som skal anvendes til kommunikation med den eksterne bruger
  9. Den mailadresse, som skal anvendes til kommunikation med den eksterne bruger
  10. Den afdeling eller uddannelse, som brugeren er tilknyttet
  11. Her vælges den type ekstern bruger, der er tale om (se afsnit om eksterne medarbejdertyper).
  12. Udfyldes, hvis den pågældende får en fast arbejdsstation på Metropol
  13. Udfyldes, hvis den pågældende får en fast arbejdsstation på Metropol
  14. Markeringen viser, om brugerens telefonnummer skal hemmeligholdes og dermed ikke vises på Intrapol
  15. Markeringen viser, om brugerens mailadresse skal hemmeligholdes og dermed ikke vises på Intrapol
  16. Udfyldes med startdato og evt. slutdato, fx slutningen af semestret eller udløbet af samarbejdsaftalen
  17. Når du har udfyldt det hele, trykker du på "Opret"

Eksterne medarbejdertyper

En ekstern bruger er en person, som ikke er fastansat eller studerende på Metropol. Der er identificeret tre arketyper:

  • Ekstern underviser (forbeholdt undervisere, som har relativt få timer på Metropol)
  • Ekstern projektmedarbejder (som kun er tilknyttet Metropol i kraft af projekter)
  • Ekstern vejleder (fx kliniske vejledere, praktikvejledere etc.)

 

Vigtigt! Valget af "medarbejdertype" i oprettelsen har disse rettigheder og konsekvenser

Vigtigt! Valget af "medarbejdertype" i oprettelsen har disse rettigheder og konsekvenser

Ovenstående tabel beskriver de rettigheder de tre forskellige typer giver. Typerne giver ikke adgang til netværksdrev, interne maillister og @phmetropol.dk-mailadresse. Hvis der er behov for at brugeren får disse, skal vedkommende oprettes i SIS som ’Timelærer’. I så fald skal du også skaffe brugerens CPR-nummer og kontakte HR med henblik på oprettelse i SIS. Bemærk at der kræves godkendelse af en niveau 2-chef (institutchef eller afdelingschef) for at kunne få oprettet en timelærer i SIS.

Bemærk, at de tre arketyper kun skal benytte CPR-nummer, når de indsender timesedler til Løn.

Hvis den eksterne bruger ikke selv skal betale for print, skal du kontakte It-support.

Efter du har oprettet en ny ekstern bruger

Når der trykkes "Opret", får du som opretter en mail med de indtastede oplysninger og et standardkodeord, som den eksterne bruger skal ændre via password.phmetropol.dk.

Den eksterne bruger får en tilsvarende mail med de samme oplysninger som dig, på den e-mailadresse, der er angivet i forbindelse med oprettelsen.

De bliver oprettet i løbet af natten (efter man har registreret dem).

Vejledning udarbejdet af Uffe Boh Steffensen Ussingkær d. 15. januar 2015. Revideret d. 9. februar 2017.

3 Kommentarer

Irene Larsen

"Den eksterne bruger for en tilsvarende mail" rettes til "Den eksterne bruger fÅr en tilsvarende mail". Vh Irene

Irene Larsen

Hvor lang tid går der fra den eksterne bruger er oprettet til at man kan fremsøge dem i IntraPol?

Nadia Lindgren Høeg Wagner

De bliver oprettet i løbet af natten (efter man har registreret dem), men der er problemer lige nu med systemet.

Tilføj din kommentar

Send mig en E-mail når kommentaren bliver besvaret