Vejledninger (tidl. Metropol)ProgrammerSIS Leksikon M - POpbygning af S403 ark til brug for tjek af STÅ - EVU

Opbygning af S403 ark til brug for tjek af STÅ - EVU

1. Lav S403-Træk

  1. Først laves master-arket, ved at lave et S403-træk:

 

2. Gem det i den pågældende kvartalsmappe

Når du gemmer det, gemmes det i csv-format. Åbn det og gem det som Excel-projektmappe, og slet derefter csv-filen.

  1. Navngiv fanebladet således:     S403_2Q2017 råtræk
  2. Kopiér fanebladet, og giv kopien dette navn:   S403_2Q2017 rådata

 

 

3. Tilretning af rådata ark

  1. Tilret nu rådata-arket:
  • Tilret kolonne-bredder så al tekst bliver synlig
  • Centrér alle overskrifterne i række
  • Indsæt autofilter i række

2. Fjern rækker som ikke har institutionsnummer 147405 eller 219419.

3. Fjern rækker med ikke-relevante aktivitetsnumre, med udgangspunkt i kolonne E. Det er bl.a. dem der starter med RKV eller spl, og dem der ender på eksamen, orlov eller sup. Desuden dem hvor det tredje ciffer er 7, fx dbe177442731. Brug søgefunktionen i autofilter. For eksempel når du skal finde sidstnævnte, så skriv dette i søgefeltet: *177*.

4. Sortér nu rækkerne efter kolonne N (Aktivitetsafdeling_for_Aktivitet):

- Markér alle rækker (klik på øverste venstre felt, se billede):

Vælg Data/Sortér, Sortér efter ”Aktivitetsafdeling_for_Aktivitet”

Indsæt herefter en tom række mellem hver aktivitetsgruppe. Husk at 8440 skal deles i hhv. AOF, DOF og DSK.

 

 

 

4. Ikke relevante kolonner

Nu mangler du ”bare” at få fjernet de ikke-relevante kolonner, og organiseret de resterende så de er lige til at kopiere over i de respektive afdelingers S403-ark.

  1. Det er disse kolonner der skal bruges:

E  Aktivitet

H  Betegnelse_for_Aktivitet

I - Startdato_for_Aktivitet

J - Slutdato_for_Aktivitet

N - Aktivitetsafdeling_for_Aktivitet

X - Kursussekretær_for_Aktivitet

AG - Antal_skæringsdatoer

BA - Antal_Studerende_i_Gruppe

BQ - STÅ_for_FagindholdPåGruppe1

DD - Beløb1

 

5. Fjern ikke relevant kolonner

  1. Slet nu alle kolonner som IKKE er gulmarkeret. Lav evt. først en sikkerhedskopi af fanebladet.

 

6. Organisering af relevante kolonner

  1. Organisér kolonnerne i denne rækkefølge:

A: Aktivitet

B: Betegnelse_for_Aktivitet

C: Startdato_for_Aktivitet

D: Slutdato_for_Aktivitet

E: Kursussekretær_for_Aktivitet

F: Antal_skæringsdatoer

G: Antal_Studerende_i_Gruppe

H-I: 2 tomme kolonner

J: STÅ_for_FagindholdPåGruppe1

K: Beløb1

L-R: 7 tomme kolonner

S: Aktivitetsafdeling_for_Aktivitet

 

7. Opret S403 ark til de forskellige afdelinger

Så er master-arket endelig klar, og du kan nu oprette de enkelte S403-ark til de forskellige afdelinger. Det er nemmest hvis du bruger to skærme:

  1. Kopiér skabelon-arket S403_blank (ligger i EVU-STÅ\Fælles dokumenter) over i de 8 afdelingsmapper, og navngiv dem med aktivitetsafdeling  institut  kvartal, fx således: S403_7420_IVE1_3Q.
  2. Åbn det første S403-ark på den ene skærm, og master-arket på den anden. Markér de pågældende rækker i master-arket, vælg kopiér (ctrl+c), placér markøren i den øverste venstre celle i S403-arket (celle A3), og sæt ind på denne måde:

 

0 Kommentarer

Tilføj din kommentar

Send mig en E-mail når kommentaren bliver besvaret