Optag og studiestart - Grund

1. Generelt

SIS arbejder sammen med Optagelsesportalen, hvilket vil sige, at indtastning i visse felter i SIS kan medføre, at der sendes en besked til en ansøger via Optagelsesportalen. Behandling af ansøgninger skal derfor altid ske iht. optagelsesteamets vejledning til brug af Optagelsesportalen.

Det er også vigtigt altid at følge de aktuelle SIS-vejledninger fra UFM, da disse kan blive opdateret fra år til år.

2. S113: Oprettelse af optag og studiestarter
  1. Navngiv optag
  2. Angiv studiestart(er) med tilhørende information om start- og slutdato
  3. Angiv dimensioneret optag (jf. dimensionering udmeldt af UFM)
  4. Angiv præfiks og løbenumre for studienummer
  5. Indsæt dato og sted for studiestart (NB: tekst fra dette felt trækkes til Optagelsesportalen)
3. S009: Fremsøg ansøger og tilhørende ansøgninger

KOT-ansøgninger indlæses fra www.optagelse.dk.

Ansøgninger til ledige pladser eller anden optagelse uden om KOT tastes manuelt.

  1. Fremsøg ansøgning
  2. Tjek altid i kolonnen Ansøgning, at den korrekte ansøgning er fremsøgt (uddannelse og årstal/optag), da samme ansøger kan have flere ansøgninger. Det kan du gøre ved at scrolle med piltasten.
4. S009: Kontrol af adgangsgrundlag og efterspørgsel af manglende dokumentation
  1. Registrer adgangsgrundlag (G, A, B, D U) + oplysninger om type, årstal, kvotient mv. under relevant faneblad
  2. Noter oplysninger om evt. supplering og betinget optagelse
  3. Efterspørg manglende dokumentation (NB: tekst fra dette felt trækkes til Optagelsesportalen)
  4. Der sættes først flueben i Adgangsgrundlag opfyldt, når alle adgangskrav er opfyldt
5. S009: Registrering af IKV-ansøgninger
  1. IKV-ansøgninger registreres med adgangsgrundlag D (husk at anføre korrekt KOT-gruppe)
  2. Under fanebladet Disp/Ingen adg.eks. registreres IKV OK eller IKV AFSLAG efterfulgt af de kvalifikationer, der er søgt IKV på baggrund af
  3. Flueben i Disp.givet må KUN sættes af optagelsesmedarbejder og kun, når IKV er endeligt foretaget
6. S009: Registrering af udenlandsk adgangsgrundlag
  1. Eksamenstype, årstal og land anføres under fanebladet Udenl. eks.
  2. Hvis eksamen kan omregnes, anføres den omregnede kvotient, og herefter justeres med bonus for tidlig studiestart (hvis relevant)
  3. Oplysning om opholdstilladelse (hvis relevant) anføres under fanebladet Int. ansøgninger
7. S009: Brug af bemærkningsfelter
  • Bemærk1: Interne noter (anføres med medarbejderinitialer og dato)
  • Bemærk2: Registrering af merit med anførsel af uddannelse og opnåede ECTS-point. Hvis dokumentation er medsendt, skrives dok ok, ellers ikke (NB: tekst trækkes til Optagelsesportalen)
  • Bemærk3: Bruges til interne oplysninger om dispensationer
8. S105: Filarkiv

Filarkiv åbnes ved at højreklikke i S009

  1. Åbn filer enkeltvis eller ved at sætte flueben i Markér alle
  2. Når et bilag er behandlet/læst, sættes flueben i Læst
9. S017: Kvalifikationspoint

Kvalifikationskriterier (kvote 2) for optaget oprettes i S008.

Kvalifikationspoint registreres på en ansøgnig ved at højreklikke i S009 (eller via CTRL + H).

  1. Point registreres i henhold til uddannelsens kvote 2-pointsystem. Ved kriterier, som ikke er opfyldt, registreres 0.
  2. Initialer på medarbejder, som har foretaget kvote 2-vurdering og registrering, udfyldes.
10. S009: Annullering og afvisning af ansøgning
  1. KOT-grupper fjernes
  2. Status ændres til A, hvis ansøger selv ønsker at annullere ansøgningen, og til I, hvis ansøgningen skal afvises
  3. Ved afslag (I) noteres begrundelse for afslag (NB: tekst fra dette felt trækkes til Optagelsesportalen), og der kan sættes flueben i Færdigbeh.
11. S009: Færdigbehandling af ansøgning
  1. Tjek korrekt ansøgningsstatus
  2. Tjek korrekte KOT-grupper (jf. de grupper, der indberettes til KOT)
  3. Tjek flueben i adgangsgrundlag opfyldt eller betinget optaget
  4. Flueben i Færdigbeh. må kun sættes af optagelsesmedarbejder
12. Indberetning af ansøgere til KOT

Jævnfør seneste vejledning fra UFM om indberetning via SIS.

13. S236: Optagelse af KOT-ansøgere - tildeling af studiestart, overførsel som studerende, gruppetildeling

Jævnfør seneste vejledning fra UFM om optagelse af studerende efter tilbagemelding fra KOT samt Optagelsesenhedens vejledning til Optagelsesportalen i forbindelse med tilbud om studiepladser til ansøgere på standby.

14. S294: Studerende

Når den studerende har bekræftet tilbud om optagelse og er overført som studerende til S294, bliver der automatisk overført data til US2000, som fortæller, at personen skal begynde på uddannelsen med start- og forventet slutdato. Først når denne overførsel er sket, kan den studerende søge SU, og overførsel til S294 bør derfor ske, umiddelbart efter personen har takket ja til studiepladsen.

Feltet Lønnet praktik udfyldes for de uddannelser, der har lønnet praktik, da disse oplysninger også bliver overført til US2000.

Hvis en studerende efter overførsel til S294 annullerer sin optagelse, skal afmeldingen registreres med afgangsdato og årsag i S294. Sker annulleringen inden studiestart eller i standbyperioden, bør der også registreres N i S236.

Vejledningen er udarbejdet af OPTAG, juli 2015

Revideret af TIMS, maj 2017

0 Kommentarer

Tilføj din kommentar

Send mig en E-mail når kommentaren bliver besvaret