Oprettelse af medarbejdere - Fælles

Fra den 1. april 2013 er medarbejderregistreringen i SIS overgået til HR og Løn. Alle henvendelser vedrørende nyoprettelser af medarbejdere og ændringer til medarbejderdata skal ske via Medarbejdersiden. Bestilling af nye passwords skal ske ved at sende en e-mail til phm_hr@phmetropol.dk.

Ansatte og fremtidige ansatte tastes i SIS, billede A021

Følgende felter skal udfyldes:

1. Initialer:

Alle fastansattes initialer skal bestå af 4 bogstaver  dog ikke Æ, Ø, Å  og tager udgangspunkt i de to første bogstaver i fornavn og efternavn. Hvis de ønskede initialer allerede er brugt, må du prøve frem, til en ledig kombination findes. Se punkt 5 om medarbejdertype længere nede for initialer med præfiks, som tildeles ikke fastansatte medarbejdere, for eksempel studentermedhjælpere og eksterne undervisere. Hvis du ændrer på en medarbejders initialer (eksempelvis hvis personen er skiftet fra studentermedhjælp til fastansat), er det vigtigt, at du underretter it-supporten.

2. Cpr.-nummer:

Medarbejderes cpr.-nummer skal tastes, således at der opdateres med cpr.-registeret. Udenlandske medarbejdere kan oprettes med fiktivt cpr.-nummer.

3. Fornavn, efternavn og folkeregisternavn:

Hvis en medarbejder ønsker at stå i PH Metropols telefonbog ved kaldenavn i stedet for folkeregisternavn, skal feltet folkeregisternavn udfyldes med hele navnet, og felterne fornavn og efternavn udfyldes med kaldenavn. Se nedenstående eksempel:

4. Type (ikke at forveksle med stillingsbetegnelse):

I feltet type skal vælges mellem følgende typer:

Fastansatte medarbejdere, der skal fremgå af telefonbogen:

  • Administration (Akademiske medarbejdere i administrative funktioner, for eksempel konsulenter og ledere)
  • TAP (Administrativt personale, for eksempel it-medarbejdere og økonomimedarbejdere)
  • Underviser.

Løst ansatte medarbejdere, der ikke skal fremgå af telefonbogen:

  • Studentermed (studentermedhjælper).

Vigtigt vedrørende medarbejdertyper:

Typen afgør, hvilken tildeling af rettigheder medarbejderen får. Oprettes en medarbejder på forkert type, har det altså konsekvenser for, hvilke adgange vedkommende får. Hvis du ændrer på en medarbejders type, er det vigtigt, at du underretter it-supporten.

I øvrigt:

Der findes en lang række andre valgmuligheder af medarbejdertyper, men de bruges stort set ikke længere. I enkelte tilfælde, hvor en medarbejder ikke skal have nogen rettigheder og ej heller fremgå af telefonbogen, kan det være aktuelt. Her bruges den medarbejdertype, der passer i forholdet.

5. Præfiks i initialer for ikke fastansatte:

Ikke fastansatte medarbejdere skal have et præfiks i form at et ciffer i deres initialer (for eksempel 1ANB). Årsagen til dette er, at vi kun har 4 tegn til rådighed for initialer og derfor hurtigt vil bruge kombinationerne op. Præfiks skal kun bruges ved ansættelse af studentermedhjælpere, og disse skal have præfiks 1. Andre medarbejdere som eksempelvis timelærere og censorer skal oprettes via medarbejdersiden.

6. Kontor:

Her vælges ud fra værdiliste (F9) det lokale, der er angivet på medarbejdersiden. OBS: Ikke alle lokaler er registreret.

Når dette felt er udfyldt, udfyldes feltet ”bygning” automatisk.

7. Kontaktoplysninger (ikke et felt):

Højreklik et tilfældigt sted i billedet, og følgende menu vil åbne sig:

 

Vælg kontakter, og følgende billede bliver åbnet:

Udfyld AM (arbejds-e-mail) og AT (arbejdstelefon). Som udgangspunkt udfyldes dette af it, når de har tildelt et nummer til medarbejderen. Klik på X oppe i højre hjørne.

8. Adresse:

Vælg i venstre hjørne af billedet rullemenuen ”Adresse” og vælg ”Alternativ adresse”.

Felterne gade og postnr. udfyldes med arbejdsadresse, for eksempel Tagensvej 18 og 2200.

By bliver automatisk udfyldt, når postnummer er indtastet. Medarbejderens privatadresse udfyldes automatisk via opdatering med cpr.-registeret.

9. Medarbejderens ansættelsesforhold:

  • Feltet ”Løbenummer” udfyldes med et nummer, eksempelvis 01, hvis det er medarbejderens første ansættelse på PH Metropol.
  • Feltet ”Primær ansættelse” udfyldes automatisk med J (for ja). Se mere om sekundære ansættelsesforhold nedenfor.
  • Feltet ”Kan låses” udfyldes automatisk med J  vi aner ikke, hvad dette kan bruges til!
  • Feltet ”Beskrivelse”, som skal udfyldes med stillingsbetegnelse. Oversigt over godkendte stillingsbetegnelser fra HR findes på følgende link:

https://intrapol.phmetropol.dk/information-og-vejledning/Personale-HR/Ansaettelsesforhold/Stillingsbetegnelse_og_formaalskoder

Flere sideløbende ansættelsesforhold:

Ansatte, som på én gang har flere ansættelsesforhold i forskellige afdelinger, får oprettet flere linjer med ansættelsesforhold. Det er her vigtigt, at alle andre ansættelsesforhold end det primære (der, hvor lønnen modtages fra) får rettet J til N i feltet ”Primær ansættelse”.

 

Oftest vil tilknytning af sekundære ansættelsesforhold ske, fordi medarbejderen har brug for adgang til mapper og e-mail-grupper i andre afdelinger, end hvor personen er ansat.

10. Institutionsforhold på ansættelsesforholdet:

  • I feltet ”Gyldig fra” indtastes startdato for medarbejderen. Hvis det er en begrænset ansættelse, udfyldes også ”Gyldig til”. Ellers udfyldes denne først ved ansættelsens ophør.
  • I feltet ”Institutionsafdeling” vælges via værdiliste (F9) den korrekte institutionsafdeling. Alle koncernansatte placeres på 219417.
  • I feltet ”Aktivitetsafdeling” vælges via værdiliste (F9) den korrekte afdeling. Denne afdelingsstruktur er baseret på PH Metropols stedkontoplan. Afdelingen afgør, hvilke drev og e-mail-grupper medarbejderen har adgang til.
  • Felterne ”Arb.regel”, ”Afspads.tillæg” og ”Afdeling” skal udfyldes  ellers kan billedet ikke gemmes. Disse felter bruges dog ikke til at trække data fra. Felterne skal udfyldes som nedenstående:

Arb.regel = FS

Afspads.tillæg = 0

Afdeling = 001

For medarbejdere med flere ansættelsesforhold:

Her tilføjes en linje korresponderende til det sekundære ansættelsesforhold. Her vil institution og afdeling som regel være forskellig fra den primære ansættelse.

For medarbejdere, der skifter til en anden stilling i PH Metropol:

Det tidligere ansættelsesforhold påføres en dato i feltet ”Gyldig til”, hvorefter der tilføjes en linje korresponderende til det primære ansættelsesforhold. Eventuelt skal også stillingsbetegnelse i feltet ”Betegnelse” ændres.

 

11. Ansatte, der ophører

Gældende for tidligere ansatte, som man finder i systemet, eller ansatte, som ophører i fremtiden:

  • Der skal angives en ophørsdato i feltet ”Gyldig til”. Denne dato skal sættes til dagen efter ophørsdatoen, da medarbejderen ellers vil mangle rettigheder på sidste arbejdsdag.
  • Personen skal sættes på medarbejdertypen ”Ophørte”. Dette må dog først gøres dagen efter fratrædelse, da medarbejderen ellers ikke bliver lukket korrekt i Easy IQ.

Medarbejdere kan ikke slettes.

Udskrivning af medarbejderens password i Easy IQ

Se her, hvordan du udskriver brugerens password:Password og brugeradministration af ansatte.

Vejledningen er udarbejdet af Birgitte Merris-Vejlund, oktober 2013, og opdateret af Linette Knudsen, november 2016.

0 Kommentarer

Tilføj din kommentar

Send mig en E-mail når kommentaren bliver besvaret