Hvordan indmelder jeg en sag til It Support

På ServicePortalen indmelder du supportsager der vedrører Biblioteket, Bygninger, Digitalisering og Teknologisk Didaktisk Udvikling (DTDU) og It.

Dine sager bliver oprettet i Servicedesk hvor der fra alle tilknyttede enheder sidder operatører og håndterer din henvendelse.

Du kan tilgå ServicePortalen via den genvej der ligger i bogmærkelinien i Internet Explorer på din Metropol pc

Eller du kan klikke her: http://service.phmetropol.dk
Eller du kan gøre følgende:
Skriv i adresselinjen på din foretrukne webbrowser: "service.phmetropol.dk" og tast Enter

Bemærk! Arbejder du udenfor Metropol netværk skal du logge på med Metropol, brugernavn og password

Du er nu inde på ServicePortalen. her er et overblik:

  1. Her kan du se at du er logget ind
  2. Klik her for at komme tilbage til forsiden
  3. Søg i dine sager
  4. Oversigt over dine sager
  5. Relevante Metropol links
  6. Her kan du se status på Metropol systemer og finde hjælp og forklaring til ServicePortalen
  7. Hovedkategorier du kan vælge imellem når du skal indmelde sag

Sådan opretter du en supportsag:

Vælg en hovedkategori ved at klikke på knappen, f.eks. Intrapol:

Vælg en hovedkategori ved at klikke på knappen, f.eks. Intrapol:

Vælg derefter underkategori, f.eks. Adgang til gruppe:

Vælg derefter underkategori, f.eks. Adgang til gruppe:

Du bliver mødt af en formular der har til formål at konkretisere opgaven så operatør i Servicedesk med det samme kan gå i gang med at løse sagen:

Du bliver mødt af en formular der har til formål at konkretisere opgaven så operatør i Servicedesk med det samme kan gå i gang med at løse sagen:
  1. Her kan du se hovedkategorien
  2. Her kan du se underkategorien
  3. Når du foretager dine valg folder formularen sig, i nogle tilfælde, ud med korte kvalificerende tillægsspørgsmål eller tips til vejledninger der kan hjælpe dig med dit problem. Som her hvor vi vælger Undervisningsgrupper (Grønne) :

Formularen beder nu om flere oplysninger:

Formularen beder nu om flere oplysninger:
  1. Du får et tip og et link til en vejledning der viser dig hvordan du muligvis kan få løst problemet
  2. Du bliver bedt om at angive gruppenavn og link til forsiden af gruppen
  3. Du får et tip til at finde URL til den relevante gruppe
  4. Hvis intet af ovenstående hjælper dig kan du i feltet ”Uddyb din henvendelse” med egne ord uddybe og kvalificere opgaven.
  5. Ønsker du at foretage en vedhæftning klikker du Ja til spørgsmålet
  6. For at oprette sagen trykker du på kuvert ikonet i nederste højre hjørne af formularen

Din sag er nu oprettet:

Din sag er nu oprettet:

Der er også sendt en mail til dig.

Sådan bruger du din bekræftelsesmail:

Sådan bruger du din bekræftelsesmail:
  1. Status: Modtaget. Sagen er modtaget og oprettet i Servicedesk
  2. Hvem? It-support løser denne opgave
  3. Hvad? Adgang til grupper. Det drejer sig om adgang til Intrapolgruppe (underkategori)
  4. Nr? Sag 0216-092. Din sag er oprettet i februar 2016 (0216) med løbenummer 092
  5. Hvis du gerne vil se indhold og opdateringer på din sag klikker du på linket
  6. Hvis du gerne vil se indhold og opdateringer på flere af dine sag følger du linket ”Se overblik over dine sager her”
  7. Hjælp? I mailen finder du også link til Metropols vejledningssamling
  8. For at korrespondere med Servicedesk besvarer du den mail du modtager ved oprettelse af sag. Vælg Besvar og send din opdatering så opdateres sagen automatisk i Servicedesk. Du kan også besvare din sag fra ServicePortalen.  Se hvordan i næste afsnit: Hvordan håndterer jeg mine sager fra ServicePortalen?

Hvordan håndterer jeg mine sager fra ServicePortalen?

Ønsker du at få et overblik over dine aktuelle sager eller opdatere en konkret sag kan du gøre det fra ServicePortalen

Følg link i den mail du fik ved oprettelse af sag Se overblik over dine sager her eller gå til ServicePortalen via, service.phmetropol.dk som vist ovenfor.

Overblik over mine sager i ServicePortalen:

Overblik over mine sager i ServicePortalen:
  1. Vælg menuen til venstre: "Sager"
  2. Klik herefter på: "Egen"

Du får nu et overblik over aktuelle sager

Du får nu et overblik over aktuelle sager

Hvis du har mange sager kan det være en fordel at sortere så fx den nyeste sag ligger øverst

  1. Klik på: "Sortér"

Vælg fx forfaldsdato og fjern fluebenet ud for: "Stigende". Du har nu den mest aktuelle sag liggende øverst i sorteringen. Der kan også sorteres efter en lang række andre parametre.

I overblikket får du følgende informationer om sagen:

  1. Sag: Sagsnummer
  2. Rekvirent: Hvem har indmeldt sagen
  3. Site: Adresse og rumnummer på indmelder
  4. Behandling: Hvad er status på sagen
  5. Forfaldsdato: Hvornår forventes sagen løst. Bemærk! Denne kolonne skal tages med forbehold og er kun vejledende. Da det er et nyt system er vi nødt til, at prøve os lidt frem med hvad der giver mening for både operatører og brugere
  6. Kategorier: Sagen drejer sig om Intrapol/Adgang til gruppe
  7. Oprettelse: Dato, tidpunkt og rekvirent på sagen
  8. Beskrivelse: Du kan se hvad du har skrevet på sagen. Brug eventuelt forstørrelsesglasset til at se hele sagsbeskrivelsen i et pop up vindue
  9. Redigér: Vælg Redigér for at opdatere sagen til Servicedesk

Når du vil redigere i sagen:

  1. Sagsbeskrivelsen
  2. I feltet "Handling" har du nu mulighed for at opdatere sagen du har oprettet. Opdateringen vil gå ind til den aktuelle sag og operatør
  3. Klik på ikonet her for at opdatere sagen

Din kommentar er nu tilføjet til sagen:

Bemærk! Du kan se at sagen i Servicedesk (set fra operatørens side) har skiftet status til Svar fra bruger.

Det bekræfter at din kommentar er gået ind på sagen

Vejledningen er udarbejdet af Henrik Abildgaard februar 2016

0 Kommentarer

Tilføj din kommentar

Send mig en E-mail når kommentaren bliver besvaret