Godkenderrollen i RejsUd letter Metropols administrative byrder forbundet med administration af udlæg og rejser. Det sikrer samtidig en høj kvalitet i opgavevaretagelsen bl.a. gennem en ensartet og stabilt måde at varetage administrationen og afregningen af rejser og udlæg på Metropol.

RejsUd vil være med til at sikre Metropol at:

• Alle arbejder i ét og samme system.
• Alle informationerne er samlet et sted.
• Rejsepolitisk kontrol før den endelige godkendelse og mindsker dermed ompostering af fejl.
• Systemet kan bruges til at refundere mindre udlæg, der ikke vedrører rejser.
• Anvendelse af kreditkort frem for forskud for at lette administrationen.

RejsUd-systemet tilgås via denne internet-adresse (også kaldet en URL):

https://381.rejsud.oes.dk

Dit Bruger-ID er dine initialer det er derfor det login, du også bruger, når du starter din pc.

Dit første Adgangsord skal du have fået oplyst i den e-mail.

I feltet Institution skal du vælge: ”Professionshøjskolen Metropol”.

Det anbefales, at du afkrydser tjekboksen Husk bruger-id, hvorved du næste gang, du går ind på

systemet, ikke skal taste Bruger-ID eller vælge database. Dette gælder dog kun, hvis det er den samme

pc, du anvender. På hjemmearbejdsplads skal valg og afkrydsning derfor foretages igen.

Klik på knappen ”Log på” for at logge på.

Første gang, du logger på systemet, skal du af sikkerhedsmæssige årsager ændre din adgangsord, så det opfylder sikkerhedskravene i henhold til gældende politik for adgangsord.

Standardpolitikken er, at adgangsordet mindst skal være otte (8) karakterer langt, og det skal indeholde både bogstaver og tal.

Det anbefales at vælge et adgangsord, som ikke let kan gættes af andre brugere. Bland gerne tal og bogstaverne, og variér anvendelsen af store og små bogstaver.

Skriv det adgangsord, du modtog med e-mailen, i feltet ”Nuværende kodeord”

• Skriv det nye adgangsord i feltet ”Nyt adgangsord”
• Bekræft det nye adgangsord ved at skrive det igen i feltet ”Bekræft nyt kodeord”
• Klik herefter på knappen ”Skift kodeord”

Hvis det nye adgangsord og bekræftelsen af det stemmer overens, bliver du ledt ind på systemets

Velkomstside.

På velkomstsiden kan du

• Oprette egne afregningsdokumenter
• Arbejde videre med dokumenter, der endnu ikke er afsluttet (dvs. ikke er sendt til godkendelse)
• Arbejde med dokumenter til godkendelse

Klik på knappen ”Til godkendelse” for at se en liste med de dokumenter der er sendt til godkendelse.

Dokumenterne vises som standard i blokke af fem rækker (1-5, 6-10, osv.). For at se øvrige dokumenter i de næste blokke skal der klikkes på tallene 1-5, 6-10, osv. Antallet af rækker pr. side kan dog justeres, således der vises flere end fem rækker pr. blok.

Hvis du ønsker at kontrollere en bestemt type afregninger eller person skal dette vælges i dokumentvisningen.

• Dokumenttype (rejseafregning eller udgiftsafregning)
• Person (den rejsende/brugeren)
• Enhed (her kan kun vælges Professionshøjskolen Metropol)

Klik på en dokumentrække for at åbne det tilhørende afregningsdokument til godkendelse.

Dokumentoplysningerne vises derefter i den nederste del af skærmbilledet.

I området inden for det grønne rektangel kan man klikke på fanebladene (Stamdata, Kontostreng, Rejsedage, osv.) for at gennemse afregningsdokumentets forskellige indhold du har som godkende ikke lov at redigere i indholdet.

I området inden for det røde rektangel skal man vælge sin godkendelseshandling:

• Godkend -> [navn på godkender]
  • Med denne funktion godkendes afregningsdokumentet sendes videre indlægning i Naviaion.
• Afvis og returner
  • Med denne funktion afvises afregningsdokumentet, og det returneres derefter til den rejsende/brugeren. Afvisning kræver indtastning af en kommentar/forklaring til afvisningen
• Afvis og returnér til kontrollant
  • Med denne funktion afvises afregningsdokumentet, og det returneres derefter til den rejsepolitiske kontrollant. Afvisning kræver indtastning af en kommentar/forklaring til afvisningen.
• Send til ekstra kontrol/godkendelse hos
  • Denne funktion kan vælges, hvis godkenderen ønsker yderligere godkendelse af afregningsdokumentet hos en anden person med attestationsbemyndigelse (eksempelvis hvis afregningen indeholder kontering på flere stedkonti, kan godkenderen sende afregningen til godkendelse hos en anden attestationsbemyndiget. Kontrollanten vil skrive i kommentarfeltet i afregningen hvis der er anvendt flere stedkonti.)
• Send videre til overordnet
  • Denne funktion kan vælges, hvis godkenderens beløbsgrænse for attestation af afregningsdokumenter er overskredet. Afregningen sendes med denne funktion automatisk videre til godkenderens egen overordnede/godkender, med mindre en tredje godkender vælges i den tilhørende liste.

Stil markøren i den ønskede funktion.

Klik herefter på knappen ”Bekræft” for at udføre godkendelsesfunktionen/-handlingen.

Knappen ”Bekræft og vælg næste” kan bruges, når man godkender flere dokumenter efter hinanden.

Et klik på denne knap medfører, at godkenderfunktionen/-handlingen udføres, og det næste afregningsdokument på listen åbnes automatisk.

Hermed er arbejdsgangen for godkendelse afsluttet.

I dokumentarkivet kan man søge efter sine eksisterende afregningsdokumenter.

Søgningen kan afgrænses på.

• Status  Dette viser dokumentstatus, dvs. Udkast, Afventer kontrol, osv.
• Dokumenttype - Rejseafregninger og/eller udgiftsafregninger
• Datoer  
  • For rejseafregninger er det rejsens start- og slutdato
  • For udgiftsafregninger er det afregningens oprettelsesdato

Her kan du finde rapporter der vedrører dine afregningsdata. Som standard har almindelige brugere/rejsende kun adgang til en rapport over kørte kilometer i/på eget køretøj (bil eller motorcykel).

Under menupunktet ”Indstillinger” kan du bl.a. vælge dine personlige indstillinger for systemet og skifte dit adgangsord. Her har godkendere også mulighed for at vælge en stedfortræder i en periode.

Under afsnittet ”Generel opsætning” kan du vælge sprog i feltet ”Sprogvalg”.

Under afsnittet ”Dokument og visning” kan du bl.a. vælge den dokumenttype (rejseafregning eller udgiftsafregning), som systemet skal have valgt som standard, når du opretter nye dokumenter.

Herudover er der en række andre indstillinger, der vedrører visningen af afregningsdokumenterne på

skærmen.

OBS: Når udtrykket ”objekter” anvendes, menes der det samme som dimensionsværdikoder (formål, sted, projekt og aktivitetskode) i Navision.

Under afsnittet ”Favoritlister” kan du vedligeholde dine såkaldte favoritværdier for lande, destinationer, kørselsruter, udgiftstyper, valutakoder, kontrollanter og godkendere. Favoritlisterne gælder dog kun for dine egne personlige afregningsdokumenter, dvs. ikke for de øvrige personer/medarbejdere, du oprette afregninger for.

Under afsnittet ”Skift adgangskode” kan du ændre dit adgangsord til systemet.

Under afsnittet "Vælg Stedfortræder" kan du som godkender vælge en stedfortræder i et givet datointerval

Kontakt systemadministrator for hjælp

RejsUd har en hjælpefunktion, men det anbefales at du kontakter systemadministratorerne hvis du undervejs for behov for hjælp.  

Det kan du gøre ved at sende en mail til rejsud@phmetropol.dk i emne feltet skriver du "Hjælp RejsUd"

God fornøjelse med RejsUd.

Vejledning udarbejdet af Christina Seherstedt Dalsgaard maj 2013