Vejledninger (tidl. Metropol)HR og løn/ ØkonomiRejs ud Rejs UdKontrol af afregningsdokumenter i RejsUd

Kontrol af afregningsdokumenter i RejsUd

Baggrund

Kontrollantrollen i RejsUd letter både brugeren og Metropols administrative byrder forbundet med administration af udlæg og rejser. Det sikrer samtidig en høj kvalitet i opgavevaretagelsen bl.a. gennem en ensartet og stabilt måde at varetage administrationen og afregningen af rejser og udlæg på Metropol.

RejsUd vil være med til at sikre Metropol at:

  • Alle arbejder i ét og samme system.
  • Alle informationerne er samlet et sted.
  • Rejsepolitisk kontrol før den endelige godkendelse og mindsker dermed ompostering af fejl.
  • Systemet kan bruges til at refundere mindre udlæg, der ikke vedrører rejser.

Anvendelse af kreditkort frem for forskud for at lette administrationen.

Første adgang til RejsUd-systemets Web-klient

Første adgang til RejsUd-systemets Web-klient

RejsUd-systemet tilgås via denne internet-adresse (også kaldet en URL):

https://rejsud.oes.dk/

Dit Bruger-ID er dine initialer det er derfor det login, du også bruger, når du starter din pc.

Dit første Adgangsord skal du have fået oplyst i den e-mail.

I feltet Institution skal du vælge: ”Professionshøjskolen Metropol”.

Det anbefales, at du afkrydser tjekboksen Husk bruger-id, hvorved du næste gang, du går ind på

systemet, ikke skal taste Bruger-ID eller vælge database. Dette gælder dog kun, hvis det er den samme

pc, du anvender. På hjemmearbejdsplads skal valg og afkrydsning derfor foretages igen.

Klik på knappen ”Log på” for at logge på.

Skift af adgangsord efter første login

Skift af adgangsord efter første login

Første gang, du logger på systemet, skal du af sikkerhedsmæssige årsager ændre din adgangsord, så det opfylder sikkerhedskravene i henhold til gældende politik for adgangsord.

Standardpolitikken er, at adgangsordet mindst skal være otte (8) karakterer langt, og det skal indeholde både bogstaver og tal.

Det anbefales at vælge et adgangsord, som ikke let kan gættes af andre brugere. Bland gerne tal og bogstaverne, og variér anvendelsen af store og små bogstaver.

Skriv det adgangsord, du modtog med e-mailen, i feltet ”Nuværende kodeord

  • Skriv det nye adgangsord i feltet ”Nyt adgangsord
  • Bekræft det nye adgangsord ved at skrive det igen i feltet ”Bekræft nyt kodeord
  • Klik herefter på knappen ”Skift kodeord

Hvis det nye adgangsord og bekræftelsen af det stemmer overens, bliver du ledt ind på systemets

Velkomstside.

Velkomstsiden

Velkomstsiden

På velkomstsiden kan du

 

  • Oprette egne afregningsdokumenter
  • Arbejde videre med dokumenter, der endnu ikke er afsluttet (dvs. ikke er sendt til godkendelse)

Arbejde med dokumenter til gennemsyn

Kontrollere dokumenter til gennemsyn

Kontrollere dokumenter til gennemsyn

Klik på knappen ”Dokumenter til gennemsyn” for at se en liste med de dokumenter der er sendt til kontrol.

Dokumenterne vises som standard i blokke af fem rækker (1-5, 6-10, osv.). For at se øvrige dokumenterne i de næste blokke skal der klikkes på tallene 1-5, 6-10, osv. Antallet af rækker pr. side kan dog justeres, således der vises flere end fem rækker pr. blok.

Hvis du ønsker at kontrollere en bestemt type afregninger eller person skal dette vælges i dokumentvisningen.

  • Dokumenttype (rejseafregning eller udgiftsafregning)
  • Person (den rejsende/brugeren)
  • Enhed (her kan kun vælges Professionshøjskolen Metropol)

Klik på en dokumentrække for at åbne det tilhørende afregningsdokument til kontrol.

Dokumentoplysningerne vises derefter i den nederste del af skærmbilledet.

I området inden for det grønne rektangel kan man klikke på fanebladene (Stamdata, Kontostreng, Rejsedage, osv.) for at gennemse afregningsdokumentets forskellige indhold.

Som kontrollant skal du kontrollere at brugerens/den rejsendes oplysninger er fyldestgørende samt at alle bilag er vedhæftet i afregningen mv. Når du har kontrolleret afregningen skal du til sidst kontrollere at brugeren / den rejsende har valgt den rigtige godkender ud fra den stedkonto brugeren / den rejsende har valgt at afregningen skal konteres på. Har brugeren / den rejsende brugt flere stedkonti skal kontrollanten angive hvilke stedkonti samt stedkontoansvarlige i kommentarfeltet i afregningen. På den måde kan godkenderen sende afregningen videre til andre relevante godkender. Altså afregning skal i sidste ende have mere end en godkendelse.  

Du har son kontrollant mulighed for at ændre og redigere i brugeren / den rejsendes indtastninger i afregningen.

I området inden for det røde rektangel skal man vælge sin godkendelseshandling:

  • Godkend -> [navn på godkender]
    • Med denne funktion godkendes den rejsepolitiske kontrol, og afregningsdokumentet sendes videre til økonomisk og endelig godkendelse hos en attestationsbemyndiget inden for Metropols stedkontoplan.
  • Afvis og returner
    • Med denne funktion afvises afregningsdokumentet, og det returneres dermed til den rejsende/brugeren. Afvisning kræver indtastning af en kommentar/forklaring til afvisningen. Afvisning kan begrundes med manglende bilag mv.
  • Send til ekstra kontrol/godkendelse hos
    • Denne funktion kan vælges, hvis kontrollanten ønsker yderligere kontrol af afregningsdokumentet hos en anden person med kontrollantrettigheder/beføjelser

Klik herefter på knappen ”Bekræft” for at udføre kontrolfunktionen/-handlingen.

Knappen ”Bekræft og vælg næste” kan bruges, når man kontrollerer flere dokumenter efter hinanden.

Et klik på denne knap medfører, at kontrolfunktionen/-handlingen udføres, og det næste afregningsdokument på listen åbnes automatisk.

Hermed er arbejdsgangen for den rejsepolitiske kontrol afsluttet.

Øvrige menupunkter og funktioner

Øvrige menupunkter og funktioner

Dokumentarkiv

I dokumentarkivet kan man søge efter sine eksisterende afregningsdokumenter.

Søgningen kan afgrænses på.

  • Status  Dette viser dokumentstatus, dvs. Udkast, Afventer kontrol, osv.
  • Dokumenttype - Rejseafregninger og/eller udgiftsafregninger
  • Datoer  
    • For rejseafregninger er det rejsens start- og slutdato
    • For udgiftsafregninger er det afregningens oprettelsesdato

Rapporter

Her kan du finde rapporter der vedrører dine afregningsdata. Som standard har almindelige brugere/rejsende kun adgang til en rapport over kørte kilometer i/på eget køretøj (bil eller motorcykel).

Indstillinger

Under menupunktet ”Indstillinger” kan du bl.a. vælge dine personlige indstillinger for systemet og skifte dit adgangsord. Her har godkendere også mulighed for at vælge en stedfortræder i en periode.

Under afsnittet ”Generel opsætning” kan du vælge sprog i feltet ”Sprogvalg”.

Under afsnittet ”Dokument og visning” kan du bl.a. vælge den dokumenttype (rejseafregning eller udgiftsafregning), som systemet skal have valgt som standard, når du opretter nye dokumenter.

Herudover er der en række andre indstillinger, der vedrører visningen af afregningsdokumenterne på

skærmen.

OBS: Når udtrykket ”objekter” anvendes, menes der det samme som dimensionsværdikoder (formål, sted, projekt og aktivitetskode) i Navision.

Under afsnittet ”Favoritlister” kan du vedligeholde dine såkaldte favoritværdier for lande, destinationer, kørselsruter, udgiftstyper, valutakoder, kontrollanter og godkendere. Favoritlisterne gælder dog kun for dine egne personlige afregningsdokumenter, dvs. ikke for de øvrige personer/medarbejdere, du oprette afregninger for.

Under afsnittet ”Skift adgangskode” kan du ændre dit adgangsord til systemet.

Under afsnittet "Vælg Stedfortræder" kan du som godkender vælge en stedfortræder i et givet datointerval

Kontakt systemadministrator for hjælp

RejsUd har en hjælpefunktion, men det anbefales at du kontakter systemadministratorerne hvis du undervejs for behov for hjælp.  

Det kan du gøre ved at sende en mail til rejsud@phmetropol.dk i emne feltet skriver du "Hjælp RejsUd"

God fornøjelse med RejsUd.

Vejledning udarbejdet af Christina Seherstedt Dalsgaard maj 2013

0 Kommentarer

Tilføj din kommentar

Send mig en E-mail når kommentaren bliver besvaret