Udlægshåndtering i RejsUd for brugeren

Baggrund

Udlægshåndteringssystemet RejsUd letter både brugeren og Metropols administrative byrder forbundet med administration af udlæg. Det sikrer samtidig en høj kvalitet i opgavevaretagelsen bl.a. gennem en ensartet og stabilt måde at varetage administrationen og afregningen af rejser og udlæg på Metropol.

RejsUd vil være med til at sikre Metropol at:

  • Alle arbejder i ét og samme system.
  • Alle informationerne er samlet et sted.
  • Rejsepolitisk kontrol før den endelige godkendelse og mindsker dermed ompostering af fejl.
  • Systemet kan bruges til at refundere mindre udlæg, der ikke vedrører rejser.
  • Anvendelse af kreditkort frem for forskud for at lette administrationen.

Første adgang til RejsUd-systemets Web-klient

Første adgang til RejsUd-systemets Web-klient

RejsUd-systemet tilgås via denne internet-adresse (også kaldet en URL):

https://381.rejsud.oes.dk

Dit Bruger-ID er dine initialer det er derfor det login, du også bruger, når du starter din pc.

Dit første Adgangsord skal du have fået oplyst i den e-mail.

I feltet Institution skal du vælge: ”Professionshøjskolen Metropol”.

Det anbefales, at du afkrydser tjekboksen Husk bruger-id, hvorved du næste gang, du går ind på

systemet, ikke skal taste Bruger-ID eller vælge database. Dette gælder dog kun, hvis det er den samme

pc, du anvender. På hjemmearbejdsplads skal valg og afkrydsning derfor foretages igen.

Klik på knappen ”Log på” for at logge på.

 

Skift af adgangsord efter første login

Skift af adgangsord efter første login

Første gang, du logger på systemet, skal du af sikkerhedsmæssige årsager ændre din adgangsord, så det opfylder sikkerhedskravene i henhold til gældende politik for adgangsord.

Standardpolitikken er, at adgangsordet mindst skal være otte (8) karakterer langt, og det skal indeholde både bogstaver og tal.

Det anbefales at vælge et adgangsord, som ikke let kan gættes af andre brugere. Bland gerne tal og bogstaverne, og variér anvendelsen af store og små bogstaver.

Skriv det adgangsord, du modtog med e-mailen, i feltet ”Nuværende kodeord

  • Skriv det nye adgangsord i feltet ”Nyt adgangsord
  • Bekræft det nye adgangsord ved at skrive det igen i feltet ”Bekræft nyt kodeord
  • Klik herefter på knappen ”Skift kodeord

Hvis det nye adgangsord og bekræftelsen af det stemmer overens, bliver du ledt ind på systemets

Velkomstside.

Velkomstsiden

Velkomstsiden

På velkomstsiden kan du

  • Oprette nye afregningsdokumenter
  • Rette og gensende eventuelle afviste dokumenter
  • Arbejde videre med dokumenter, der endnu ikke er afsluttet (dvs. ikke er sendt til godkendelse)

Oprettelse af nye udgiftsafregninger

Oprettelse af nye udgiftsafregninger

Hvis du ikke har været ude og rejse men flot foretaget et udlæg for metropol, skal dette også afregnes i RejsUd.

Klik op knappen ”Opret nyt dokument

Trin 1 af 4: Valg af dokumenttype: Udgiftsafregning

Trin 1 af 4: Valg af dokumenttype: Udgiftsafregning

Det første trin er op oprette en dokumenttype.

Vælg dokumenttypen ”Udgiftsafregning” og klik derefter på kappen ”Næste trin” for at fortsætte.

Trin 2 af 4: Udgiftsafregningens basisdata

Trin 2 af 4: Udgiftsafregningens basisdata

I trin 2 indtastes rejseafregningens basisdata, der består af:

  • Feltet “Anledning” skal du beskrive hvorfor køber er foretaget.
  • Feltet ”Forklaring” bruges til en uddybende forklaring af udgiftens karakter
  • Kontostregen” er den udgiften vil blive bogført på i regnskabet. Det er den kontering du normalt bliver aflønnet på ResjUd vil foreslå at du bruger

Anledning og forklaring

  • I feltet ”Anledning” kan man f.eks. skrive, hvad afregningen overordnet vedrører.
  • I feltet ”Forklaring” kan man f.eks. beskrive forhold vedrørende rejsen (flyvninger, hotel, deltagere osv.)

Hvis dine udgifter vedrører et specifikt projekt, skal du foretage ændringer i de på forhånd angivne standardværdier, du skal enten klikke på knappen ”Rediger” eller på det område, hvor kontostrengens værdier er vist.

De enkelte dimensionsværdikoder kan du ændre i drop-down-listerne for hver dimensionskode.

Du kan også vælge at fordele omkostningen mellem flere forskellige konteringer, se vejledning til dette under afsnittet ”Oprettelse af nye rejseafregninger  fordeling af kontostreng

Man kan søge efter dimensionsværdikoder ved at klikke på knappen med forstørrelsesglasset ud for hver dimensionskode.

Du vil herefter se følgende skærmbillede

  • I feltet ”objekt” kan du søge på dele af en dimension. Fx kan du søge på to cifre af en stedkonto og tryk på kappen ”søg”. Alle de stedkonti der indeholder de to cifre vil nu fremkomme på en liste.
  • I feltet ”Navn” kan du søge på dele af dimensionsnavn, som ovenstående eksempel vil der også her fremkomme en liste med søgeresultatet.  

Du kan også vælge at foretage en mere præcis søgning, hvis du kender nummeret eller navnet på den dimension du vil finde. Det gør du ved at sætte et flueben i boksen ”Nøjagtigt søgning” antallet af søgeresultater på listen er nu reduceret.

Klik på knappen ”Gem og fortsæt” for at opdatere dine ændringer og forsætte med konteringen.

 

Fordeling af kontostrengen

Fordeling af kontostrengen

Med knapperne ”Ny objektopdeling” og ”Kopiér objektopdeling” kan du procentvist fordele afregningens udgifter mellem forskellige kombinationer af dimensionskoders værdier (f.eks. 50/50 mellem to stedkonti).

Der er nu oprettet 2 konteringslinjer til rejseafregningen. Du kan nu redigere i den grå konteringslinje ved at kikke på linjen og ændre dimensionerne under objekt informationen. Klik på knappen ”Opdater” for at gemme dimensionerne.  

Herefter skal du oprette en procentfordeling mellem de 2 konteringer. Klik på den grå konteringslinje, hvor andelen er angivet med 0 %.  

  • I feltet ”Opdeling %” skal du angive den procentfordeling af rejsens omkostninger du ønsker. Angiv fx 50 for en lige fordeling mellem de to stedkonti.
  • Klik på knappen ”Opdater” for at opdatere dine ændringer og blive i skærmbilledet.
  • Klik på knappen ”Gem og fortsæt” for at opdatere dine ændringer og forsætte med basisdata.

 

  • Klik på knappen ”Næste trin” for at oprette udgiftsafregningen og indtaste de aktuelle udgifter m.v. Efter klik på denne knap tildeles udgiftsafregningen et unikt afregningsnummer i RejsUd-systemets database.

Oprettelsen af udgiftsafregningen kan annulleres ved at klikke på knappen ”Afbryd”.

Alle de oplysninger, der indtil nu er blevet indtastet, vil kunne ændres på et senere tidspunkt i processen, inden udgiftsafregningen sendes i cirkulation til kontrol og godkendelse

Trin 3 af 4 Indtastning af udgifter m.v. på udgiftsafregning

Trin 3 af 4 Indtastning af udgifter m.v. på udgiftsafregning

Stamdata på udgiftsafregningen

Stamdata på udgiftsafregningen

Med knappen ”Redigér” under Stamdata kan udgiftsoplysningerne korrigeres.

Med knappen ”Gruppeafregning” kan du oprette afregninger på andre brugere. Du kan dog ikke dele en udgift på flere brugere og derfor at knappen mest relevant i rejseafregningsmodulet.  

Oversigt af beløb på udgiftsafregningen

Oversigt af beløb på udgiftsafregningen

I oversigten vises opsummeringer rejseafregningens økonomiske tal.

  • Befordringsgodtgørelse vedrører skattefrie kilometerpenge for kørsel med eget køretøj
  • Udgifter er summen af udgifter, der er indtastet på udgiftsafregningen
    • Afregningstotal er summen af kilometerpenge og udgifter
    • Til refundering er summen af kilometerpenge og andelen af udgifter, som skal refunderes til den rejsende

Kontanthævning vedrører hævning af kontanter på firmahæftende MasterCard

  • Til afregning er differencen mellem beløbene Til refundering og Kontanthævning, og resultatet er dermed et udtryk for det beløb, den brugeren enten vil få udbetalt til sin NemKonto eller (efter samtykke derom) blive trukket via sin løn.

Kontostreng på udgiftsafregningen

Kontostreng på udgiftsafregningen

Med knappen ”Redigér” under Kontostreng kan kontostrengen korrigeres.

  • Knappen ”Erstat alle objekter” bruges til at erstatte alle konteringer i udgiftsafregningen til basiskonteringen. Dvs. alle kørsler, udgifter mv.
  • Knappen ”Gendan standardværdier” bruges til at slette eventuelle ændringer til den rejsendes standard kontering. Dvs. den kontering brugeren normalt er lønnet på.

Faneblade på udgiftsafregningen

Faneblade på udgiftsafregningen

Ved at klikke på de enkelte faneblade kan du indtaste og redigere i de tilhørende data

  • Kørsler  Her indtastes kørsel med privat køretøj, der berettiger til transportgodtgørelse
  • Udgifter  Herunder indtastes udgifter, der er betalt ved kontant udlæg, eller der importeres udgifter, som er betalt med firmahæftende MasterCard.
  • Bilag  Skannede kvitteringer og/eller andre dokumenter skal vedhæftes afregningen.
  • Kommentarer  Her kan der indtastes beskeder/kommentarer, der logges med dato og tid.
  • Godtgørelser  Indeholder de beløb, der udgør summen Til refundering.
  • Posteringer  Oplysninger om udgifternes debitering og kreditering på kontonumre og dimensionskoder.
  • Historik  Indeholder en dokument-log, der opdateres med dato, tid og bruger m.m., hver gang afregningsdokumentet sendes frem eller tilbage i cirkulationsomløbet for kontrol og godkendelse.

Indtastning af kørsel i egen bil

Indtastning af kørsel i egen bil

Kørsel i egen bil indtastes under fanebladet ”Kørsler”.

Klik på knappen ”Ny tur” for at oprette en ny kørsel. Herefter åbnes det skærmbillede, som er vist neden for.

  • I feltet ”Dag” vælges den dato, hvor kørslen er foregået. Klik på kalendersymbolet for at ændre dato.
  • I feltet ”Køretøj” indsættes automatisk det køretøj, der er angivet som standardværdi på dit personstamkort i systemet.
  • I feltet ”Rute” kan en tidligere gemt rute vælges, hvorved længde i kilometer udfyldes automatisk. Hvis ruten ikke findes på listen, afkrydses tjekboksen ”Anden rute”, og der skrives en ruteangivelse (fra adresse A til adresse B osv.) i det tilhørende felt.
  • I feltet ”Længde” skrives det antal hele kilometer, som er kørt i forbindelse med kørslen.
  • I feltet ”Forklaring” kan der indtastes en uddybende forklaring til kørslen.
  • Klik på knappen ”Gem og fortsæt” for at gemme det indtastede og fortsætte til afregningens hovedside, eller klik på knappen ”Ny tur” for at tilføje mere kørsel.

Indtastning af udgifter og udlæg forbundet med udgiftsafregninger

Indtastning af udgifter og udlæg forbundet med udgiftsafregninger

Indtastning af udgifter kan enten vedrøre udgifter, der er betalt som kontantudlæg af personen, eller det kan være udgifter foretaget på et firmahæftende MasterCard.

  • Klik på fanebladet ”Udgifter” for at starte indtastningen.
  • Klik på knappen ”Ny udgift” for at indtaste udgifterne manuelt, dvs. hvis de er betalt med kontant udlæg af egen lomme eller med kontanter hævet på et firmahæftende MasterCard (betragtes som et forskud).
  • Klik på knappen ”Hent kreditkorttransaktioner” for at vælge udgifter, der er betalt med firmahæftende MasterCard eller en rejsekonto (flybilletkonto).

Indtastning af udgifter betalt ved kontantudlæg på udgiftsafregninger

Indtastning af udgifter betalt ved kontantudlæg på udgiftsafregninger

Du kan indtaste et vilkårligt antal udgifter i skærmbilledet på forrige side, hvorfor det er opbygget således, at der i bunden af skærmbilledet vises en liste med udgiftsrækkerne.

Når du klikker på en udgift, vises udgiftens oplysninger i testeområdet.

  • I feltet ”Udgiftstyper” findes en liste over de typer af udgifter, der kan registreres på en udgiftsafregning.

I takt med at du løbende anvender RejsUd, opbygges der favoritlister på din bruger, som indeholder dine sidst valgte udgiftstyper. For at vælge en udgiftstype, der ikke står på favoritlisten, skal du først klikke på ”Alle”. Herefter kan den ønskede udgift vælges

Hvis du har en udgift, som ikke er angivet på listen kan du kontakte systemadministratoren på Metropol, som har mulighed for at oprette yderlige udgiftstyper.

  • I feltet ”Dag” angives datoen for udgiftens forekomst.
  • I felterne for ”Sum” angives udgiftens beløb og eventuelt en valutakode. Hvis udgiften er i fremmed
  • valuta, åbnes et nyt felt til eventuel indtastning af en egen vekselkurs. Denne skal kun bruges hvis udgiften fx vedrører et tilskudsprojekt, hvor der er aftalt en fast kurs med bevillingsgiveren.
  • Feltet ”Betalingsmåde” udfyldes automatisk, når udgiftstypen vælges, men betalingsmåden kan i visse tilfælde ændres efter behov. Kontantudlæg medfører, at udgiften refunderes til den rejsende, som indledningsvis har afholdt den af egen lomme på vegne af Metropol.
  • I feltet ”Forklaring” kan der indtastes en uddybende forklaring til udgiften, som for visse udgiftstyper
  • kan være obligatorisk (fx ved køb af gaver og forplejning er det et revisionskrav at det skal angives hvem der er modtager af gaven eller for og efternavn på de personer der har fået forplejning).
  • Klik på ”Vedhæft fil” for at vedhæfte dine kvitteringer, billetter mv. der vedrører udgiften
  • Klik på knappen ”Gennemse” for at vedhæfte den kvittering du har scannet (Husk at filen skal være gemt på den computer du udarbejder afregningen på)
  • Du kan angive en uddybende forklaring til bilaget i feltet ”Forklaring
  • Klik på knappen ”Gem og fortsæt” for at komme tilbage til udgiftsafregningssiden på din rejseafregning.
  • Når kvitteringen er vedhæftet på denne måde, kan de øvrige personer, der skal kontrollere og godkende
  • afregningsdokumentet, se kvitteringen på skærmen, dvs. de behøver ikke at sidde med det fysiske bilag i hånden for at kunne kontrollere og godkende udgiften.

Flere udgifter kan tilføjes ved at klikke på knappen ”Ny udgift” eller ”Kopier udgift

Hvis du skal slette en udgift kan det gøres ved at markere udgiften så den nu er grå tryk herefter på knappen ”Slet udgift”.

Klik på knappen ”Gem og fortsæt” for at gemme det indtastede og fortætte til afregningens hovedside.

Knappen ”Opdater” anvendes, hvis man ønsker at gemme og forblive i vinduet med udgifter.

Har du fået udbetalt et forskud af Metropol på din private bankkonto, som du ønsker at afregne, skal dette også gøres via RejsUd.

Klik på knappen ”Ny udgift” under fanen udgifter. Du vil nu se nedenstående skærmbillede.

Afregning af forskud på udgiftsafregninger

Afregning af forskud på udgiftsafregninger

I feltet ”Udgiftstyper” vælger du ”Afregning af forskud”. ”Dag” skal udfyldes med den dato du har modtaget forskuddet, i feltet ”Sum” skriver du den samlede sum af det forskud du har modtaget. I feltet ”Betalingsmåde” kan du ikke vælge andet end ”Afregning af forskud”. Du skal herudover angive en forklaring til hvorfor du har modtaget et forskud (se ovenstående eksempel)

Du kan eventuelt vedhæfte en bankudskrift fra din bank så kontrollanten og godkenderen kan se og kontrollere størrelsen på dit forskud.

Klik på knappen "Opdater" for at forblive i skærmbilledet.

Nu skal du registrere de udgifter forskuddet er anvendt til.  Klik igen på knappen ”Ny udgift

I feltet ”Udgiftstyper” vælger du den korrekte udgiftstype i forhold til dit køb. ”Dag” skal udfyldes med den dato du har fortaget købet, i feltet ”Sum” skriver du det beløb du har anvendt (Det skal angives pr kvittering). I feltet ”Betalingsmåde” kan du ikke vælge andet end ”Kontantudlæg”. Du skal herudover angive en forklaring til hvad du har købt. Ved køb af forplejning repræsentationsudgifter mv. skal du angive alle deltagerne med for- og efternavn i forklaringsfeltet. Vedrører udgiften en større reception som ovenstående eksempel skal du scanne kvitteringen for købet samt en liste over de inviterede gæster i samme fil, hvorefter du vedhæfter den som et bilag til udgiften  

Hvis der er flere omkostninger forbundet med forskuddet gentages ovenstående proces.

Når du har indtastet og kontrolleret alle oplysninger klikker du på knappen ”Gem og fortsæt

Du vil nu se følgende skærmbillede.

Det fremgår af afregningen et negativt beløb "Til refundering" det vil sige at forskudsmodtageren skylder Metropol penge da hele det udbetalte forskud ikke er anvendt. Disse vil blive trukket af medarbejderens løn.    

Registrering af udgifter betalt med firmahæftede MasterCard

Registrering af udgifter betalt med firmahæftede MasterCard

Kreditkorttransaktioner registreres i RejsUd-systemet ved at klikke på knappen ”Hent kreditkorttransaktioner

Der vises herefter en liste med de transaktioner, der ligger inden for rejsedagenes interval.

Transaktionerne hentes til rejseafregningen ved at markere hver af tjekboksene til venstre for dem og derefter klikke på knappen ”Vælg markerede transaktioner”.

Skærmbilledet viser udgiften med data hentet fra kreditkorttransaktionen. Bemærk at visse af felterne ikke kan ændres, da de er givet fra kreditkortselskabets side

Udgiftstypen kan ændres, hvis systemet har fået koblet transaktionen til en forkert type. Det er i denne

sammenhæng også muligt at ændre udgiftstypen til Egenbetaling, hvis man ved et uheld er kommet til at betale en privat udgift med et firmahæftende MasterCard.

Med funktionen ”Opdeling af transaktionen” kan man splitte en kreditkorttransaktion i flere individuelle transaktioner. Dette kan være relevant i forbindelse med hotelregninger, hvis samlede beløb kan indeholde flere forskellige udgiftstyper såsom værelsespris, restaurant, minibar, osv.

I feltet for ”Sum til deling” indtastes eksempelvis det beløb (i oprindelig valuta), der vedrører spisning i hotellets restaurant, hvorefter der klikkes på knappen ”Del til en individuel transaktion”.

Vedhæftning af bilag på udgiftsafregning (f.eks. skannede kvitteringer)

Vedhæftning af bilag på udgiftsafregning (f.eks. skannede kvitteringer)

Vedhæftning af bilag kan foretages direkte på de enkelte udgifter (jf. foregående afsnit). Bilagene kan også vedhæftes via fanebladet ”Bilag” på hovedsiden.

Klik på knappen ”Ny vedhæftning” for at vedhæfte et nyt bilag.

Forudsætningen for at vedhæfte bilag er, at de filer, der indeholder bilagene, findes tilgængelige på din

pc eller en server, du har adgang til.

Et originalbilag (kvittering), der dokumenterer en udgift, skal således først skannes, og billedfilen/PDF-filen fra denne skanning skal først gemmes (på pc eller server), før bilaget kan vedhæftes til afregningen.

Når bilagsfilen er klar og tilgængelig på din pc/server, skal du klikke på knappen ” Gennemse…” for at søge efter filen.

Vælg den fil du vil vedhæfte og klik på ”Åbn

Feltet ”Fil” udfyldes dermed automatisk med fil-stien til filens placering samt navnet på filen.

  • I feltet ”Bilagsnummer” skal du angive en nummerering af bilaget.
  • I feltet ”Forklaring” skal du angive en uddybende forklaring til bilaget.
  • Når bilagene er vedhæftet i afregningen, kan de originale bilag kasseres. Den rejsende skal dog kontrollere at bilagene er tilgængelige på afregningen før de kasseres.
  • Klik på knappen ”Opdater” for endeligt at vedhæfte bilaget og forblive i det samme skærmbillede.
  • Klik på knappen ”Gem og fortsæt” for endeligt at vedhæfte bilaget og fortsætte til afregningens
  • hovedside.

Tilføj dato- og tidsstemplede kommentarer

Tilføj dato- og tidsstemplede kommentarer

Der kan tilføjes kommentarer til afregningen, som logges med dato og tidspunkt for indtastningen af dem. Kommentarer kan være indtastet af den rejsende selv eller af de personer, der har en rolle i kontrol- og godkendelsesprocessen.

Klik på knappen ”Ny kommentar” for at tilføje en kommentar.

Skriv den ønskede kommentar i det tomme felt og klik derefter på knappen ”Opdater” for at gemme kommentaren og forblive i kommentarvinduet.

Klik på ”Gem og fortsæt” for at gemme kommentaren og returnere til hovedvinduet.

Kontrollér godtgørelser  beløb til refundering

Kontrollér godtgørelser  beløb til refundering

Det næste faneblad i rækken indeholder en specifikation af de beløb, brugeren vil blive godtgjort eller skal trækkes for. Et eksempel er vist nedenfor.

 

 

Disse beløb er eksempelvis kontantudlæg og kørsel som skal refunderes.

Summen af beløbene i fanebladet ”Godtgørelser” udgør det beløb, der vises som ”Til refundering” i oversigten

Regnskabsmæssige posteringer af en udgiftsafregning

Regnskabsmæssige posteringer af en udgiftsafregning

Hver enkelt udgift på afregningen bliver automatisk konteret af RejsUd-systemet. Konteringen dannes ud fra de valgte udgiftstyper og deres betalingsmåder. Informationerne i fanebladet med posteringer er sædvanligvis mest interessant for kontrollanten og regnskabspersonalet.

Debet- og kreditposterne vises i blokke af ti linjer (inklusiv deres overskrifter). For at skifte mellem blokkene, skal man klikke på de blå link-tekster med tallene 1-10, 11-20, 21-30, osv.

Poster, der skal refunderes til eller trækkes fra brugeren, og sendes til en såkaldt personalekreditorkonto

i Navision. RejsUd-systemet anvender en ”dummy”-konto (med nummer ”9999”), hvorved personalekreditornummeret (”150486xxxx” i eksemplet oven for) bliver valgt som kontonummer, når posterne overføres til Navision.

Historik for udgiftsafregningens cirkulationsforløb

Historik for udgiftsafregningens cirkulationsforløb

Det sidste faneblad indeholder en oversigt, der viser afregningsdokumentets forløb i processen fra oprettelse hos brugeren, over kontrol hos en kontrollant og til godkendelse hos en godkender.

Når du har registeret alle dine udgifter og kontrolleret at alle dine bilag er vedhæftet mv. kan du afslutte trin 3 ved at klikke på knappen ”Næste trin” øverst på siden.

Trin 4 af 4: Send udgiftsafregningen til kontrol og godkendelse

Trin 4 af 4: Send udgiftsafregningen til kontrol og godkendelse

Det sidste trin i en afregning er kontrol og godkendelse af udgifterne. Dette gøres på følgende skærmbillede.

I RejsUd skal alle afregninger godkendes af en rejsepolitisk kontrollant og en godkender.

Disse felter vil på hver bruger være udfyldt på forhånd, hvorved brugeren blot skal bekræfte, at afregningen nu skal sendes i cirkulation til kontrol og godkendelse hos disse personer.

Den stedkonto du har valgt i din afregning skal afspejle den institutchef der godkender afregningen. Dvs. at det fx kun må være økonomichefen der godkender afregninger på økonomis stedkonto.

Hvis du har valgt en anden stedkonto end den du normalt er lønnet på skal du sørge for at den en chef der er ansvarlig for den stedkonto, du har brugt, som dermed også godkender afregningen. Oversigt over stedkontoplanen og stedkontoansvarlige kan findes på økonomiafdelingens intranetside.

For at se en liste over alle de tilgængelige personer, der kan udfylde rollen som kontrollant eller godkender, skal der klikkes på teksten ”Alle”, som er placeret til højre for begge felterne.

Når kontrollant og godkender, er valgt og du har sikret dig at det er de korrekte personer, klikkes på knappen ”Bekræft og send”.

Din udgiftsafregning er nu sendt i cirkulation.

Du kan nu vælge at arbejde videre med andre afregninger/opgaver i RejsUd ved at klikke på knappen ”Gå til mine opgaver” eller klikke på ”velkomstsiden” eller du klikke på knappen ”Log af” i øverste højre hjørne af skærmbilledet og systemet afslutter og returnerer til login-siden.

 

 

Arbejdsgange for eksisterende afregningsdokumenter

I RejsUd-systemet kan du påbegynde afregningsdokumenter, som gemmes til senere afsendelse til kontrol og godkendelse.

Du vil som bruger også kunne genfinde dine tidligere afsendte afregninger, hvorved du selv

kan kontrollere hvor langt, de er kommet i godkendelsesprocessen. Hvis en afregning ikke er blevet

godkendt, er dens regnskabsposteringer endnu ikke blevet sendt til Navision Stat for bogføring, og dermed er eventuelle udbetalinger til dig heller ikke foretaget endnu.

For at arbejde med dine eksisterende afregningsdokumenter skal du enten vælge ”Mine opgaver” i menuen til venstre.

Hvis du har uafsluttede/påbegyndte afregninger eller afregninger, som er blevet afvist i kontrol- og godkendelsesprocessen, vil der i velkomstbilledet være knapper, der viser dette. Se skærmbilledet oven for.

Uanset om du klikker på en af knapperne ”Afvist” eller ”Ikke afsluttet” eller ”Mine opgaver/Dokunemter”, vil du blive bagt til den samme side, som er vist herunder.

Dokumenter under fanebladet ”Udkast” er enten ikke-afsendte/påbegyndte afregninger eller afregninger, som er blevet afvist. Et afvist afregningsdokument vil have et særligt symbol vist.

Dokumenter under fanebladet ”I cirkulation” er afsendte afregningsdokumenter, der afventer videre håndtering af kontrollant eller godkender.

Dokumenter under fanebladet ”Afsluttet” er afregningsdokumenter, der er blevet godkendt, og hvis regnskabsposter er blevet overført til Navision Stat for bogføring og eventuel udbetaling.

Øvrige menupunkter og funktioner

Øvrige menupunkter og funktioner

I dokumentarkivet kan man søge efter sine eksisterende afregningsdokumenter.

Søgningen kan afgrænses på.

Status  Dette viser dokumentstatus, dvs. Udkast, Afventer kontrol, osv.

  • Dokumenttype - Rejseafregninger og/eller udgiftsafregninger
  • Datoer  
    • For rejseafregninger er det rejsens start- og slutdato
    • For udgiftsafregninger er det afregningens oprettelsesdato

Rapporter

Rapporter

Her kan du finde rapporter der vedrører dine afregningsdata. Som standard har almindelige brugere/rejsende kun adgang til en rapport over kørte kilometer i/på eget køretøj (bil eller motorcykel).

Indstillinger

Indstillinger

Under menupunktet ”Indstillinger” kan du bl.a. vælge dine personlige indstillinger for systemet og skifte dit adgangsord. Her har godkendere også mulighed for at vælge en stedfortræder i en periode.  

  • Under afsnittet ”Generel opsætning” kan du vælge sprog i feltet ”Sprogvalg”.
  • Under afsnittet ”Dokument og visning” kan du bl.a. vælge den dokumenttype (rejseafregning eller udgiftsafregning), som systemet skal have valgt som standard, når du opretter nye dokumenter.

Herudover er der en række andre indstillinger, der vedrører visningen af afregningsdokumenterne på

skærmen.

OBS: Når udtrykket ”objekter” anvendes, menes der det samme som dimensionsværdikoder (formål, sted, projekt og aktivitetskode) i Navision.

  • Under afsnittet ”Favoritlister” kan du vedligeholde dine såkaldte favoritværdier for lande, destinationer, kørselsruter, udgiftstyper, valutakoder, kontrollanter og godkendere. Favoritlisterne gælder dog kun for dine egne personlige afregningsdokumenter, dvs. ikke for de øvrige personer/medarbejdere, du oprette afregninger for.
  • Under afsnittet ”Skift adgangskode” kan du ændre dit adgangsord til systemet.
  • Under afsnittet "Vælg Stedfortræder" kan du som godkender vælge en stedfortræder i et givet datointerval

Kontakt systemadministrator for hjælp

RejsUd har en hjælpefunktion, men det anbefales at du kontakter systemadministratorerne hvis du undervejs for behov for hjælp.  

Det kan du gøre ved at sende en mail til rejsud@phmetropol.dk i emne feltet skriver du "Hjælp RejsUd"

God fornøjelse med RejsUd.

Vejledning udarbejdet af Christina Seherstedt Dalsgaard maj 2013

0 Kommentarer

Tilføj din kommentar

Send mig en E-mail når kommentaren bliver besvaret